Gestão de restaurante: entenda como otimizar e ter um negócio de sucesso

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Conduzir um restaurante envolve uma série de desafios, como, por exemplo, ter a medida certa de estoque, eliminar desperdícios, encantar os clientes e manter o empreendimento lucrativo. Para superá-los com acerto, não basta sorte: é preciso de uma ótima gestão de restaurante.

O correto gerenciamento se baseia no seguinte fluxo: planejamento, execução e controle dos resultados. É preciso estabelecer um plano para o futuro, com objetivos claros. Em seguida, colocá-lo em prática e controlar os resultados obtidos. Se isso for bem feito, os benefícios são diversos.

No expediente, contudo, esse fluxo é bem mais complexo. É preciso lidar com funcionários desmotivados, clientes irritados, fornecedores morosos, competidores desleais e processos travosos. Em meio a tantos gargalos, cabe ao gestor alcançar grandes resultados e crescer.

Nos próximos tópicos, vamos esclarecer como superar esses desafios, promover uma gestão de restaurante brilhante e arquitetar um negócio bem-sucedido. Portanto, continue lendo!

Qual é a importância de otimizar a gestão de restaurante?

Existem muitos benefícios ligados à ótima gestão, mas vamos destacar três deles: melhoria dos processos diários, satisfação dos clientes finais e aumento da rentabilidade do negócio.

Primeiro, note que o restaurante funciona por meio de uma série de processos. Há um para pedir insumos, outro para estocar alimentos e ainda outro para transformar esses itens em refeições deliciosas, depois vendê-las aos clientes e receber por isso.

Quando esses processos são problemáticos, o restaurante perde tempo e dinheiro. Há mais desperdícios. Ao otimizar a gestão, será possível identificar a causa dos gargalos existentes e depois neutralizá-las, eliminá-las e corrigi-las. Isso resulta na melhoria dos processos.

Com menos gargalos, chega-se ao segundo benefício: satisfação dos clientes. A experiência de consumo no restaurante pode ser superior, até encantadora. Como resposta, seu público será mais leal, promovendo um marketing boca a boca positivo do restaurante.

Isso nos leva ao terceiro benefício: o aumento da rentabilidade. Com processos adequados, clientes satisfeitos e promotores da marca, a expectativa é que a receita cresça e os custos mantenham-se estáveis ou até sejam reduzidos. Desse modo, a rentabilidade será superior.

Veja, então, que a otimização da gestão promove benefícios em cascata. Na prática, existem muitas outras vantagens, incluindo o aumento da competitividade do estabelecimento.

Como fazer a gestão de restaurante com sucesso?

Como explicado, em essência, a gestão fundamenta-se nas etapas de planejamento, execução e controle dos resultados obtidos. O processo é contínuo: obter resultados cada vez melhores e mais benéficos ao estabelecimento.

Na primeira etapa, o planejamento, é preciso fazer duas coisas: um objetivo e um plano. Ou seja, você deve saber para onde ir e como, exatamente, vai chegar lá. O ideal é que o objetivo e o plano sejam realistas, mas também desafiadores para mudar o status quo.

Porém, como todos sabem, plano sem execução é “fogo de palha”. Não adianta criar um grande plano e não o executar. A execução é a segunda etapa crucial. É necessário colocar a “mão na massa” e, com a equipe, cumprir o plano e os objetivos deliberados.

Infelizmente, imprevistos acontecem. Isso significa que, vez ou outra, algum item do plano precisará ser mudado. Eis que entra a terceira etapa: o controle. É preciso monitorar o que está sendo feito, no intuito de identificar e corrigir discrepâncias não previstas.

Esse tripé planejamento-execução-controle é a base para qualquer gestão de restaurante bem-sucedida. Adiante, explicamos isso de maneira prática, pensando no seu dia a dia.

Quais são as melhores práticas de gestão de restaurante?

A correta gestão é feita no dia a dia, por meio de pequenas práticas e com a ajuda da equipe de trabalho. Seus resultados são grandes, beneficiando a empresa e as partes interessadas.

Conheça os números do seu restaurante

Em primeiro lugar, compreenda que nenhuma ótima gestão é feita com base na intuição. Não é suficiente achar isso ou aquilo: você precisa de dados (isto é, números) que ofereçam uma visão ampla e profunda do seu estabelecimento. Sem eles, é como “atirar no escuro”. Quais são os números mais importantes? Difícil dizer, pois existem muitos.

No entanto, os números financeiros (rentabilidade, nível de endividamento e liquidez) são sempre interessantes. Também existem números operacionais (participação no mercado, produtividade, absenteísmo e satisfação dos clientes) que devem ser acompanhados.

Aprimore os principais processos do expediente

Existem muitos processos que permitem que o restaurante funcione. Todavia, tendo em vista o princípio de Pareto, também chamado de 80/20, podemos imaginar que 80% dos resultados do restaurante são provenientes de 20% dos processos mais importantes.

Entre os essenciais, podemos destacar:

  • atendimento ao cliente;
  • preparo dos alimentos;
  • compra e estocagem de insumos;
  • entrega dos pedidos feitos.

Para que esses processos sejam compreendidos, é interessante criar fluxogramas. Em suma, trata-se de uma representação gráfica do processo, utilizando linhas, textos e elementos geométricos. Assim, fica fácil conhecer o passo a passo do que deve ser feito.

Invista na melhoria contínua do trabalho

Ainda que seu restaurante tenha uma estratégia de liderança de baixo custo, no intuito de oferecer refeições a preços mais baixos que a concorrência, a melhoria contínua é essencial. Por esse motivo, é necessário investir no aprimoramento dos serviços e refeições.

Mas, afinal, o que é melhoria contínua e como promovê-la? A palavra Kaizen resume bem o assunto. Vem do japonês e significa “mudar para melhor”. Investir em melhoria contínua é buscar obter resultados superiores a cada dia, tornando-se melhor do que ontem. Isso é importante para os clientes e para o próprio restaurante.

Conte com boas tecnologias

O êxito na gestão depende, em grande medida, do uso de ferramentas gerenciais. Boas ferramentas, como softwares de gestão de restaurante, permitem que o trabalho seja mais fluido e acertado, aumentando a produtividade e os ganhos do estabelecimento.

Existem muitos outros benefícios, por exemplo:

  • melhoria da comunicação interna;
  • controle dos dados operacionais e financeiros;
  • acesso a relatórios completos;
  • disposição de módulos para atender a demandas específicas do restaurante;
  • maior segurança da informação.

Portanto, é crucial estudar as tecnologias disponíveis no mercado e adotar aquelas que geram benefícios excedentes ao estabelecimento. Além disso, é interessante buscar um software dedicado ao ramo de restaurantes, bem como um fornecedor com boa reputação.

Como se relacionar com os fornecedores?

A escolha de um bom fornecedor é algo estratégico. Afinal de contas, ele vai influenciar o nível de qualidade (e custo) dos produtos e serviços do seu restaurante.

Para começar uma boa relação, o primeiro passo é encontrar um fornecedor qualificado. Isso pode ser feito ao analisar sua reputação no mercado, ao obter feedbacks de alguns dos seus atuais clientes e conhecer de perto seus produtos ou serviços comercializados.

Também é importante avaliar se o fornecedor tem condições de atender em períodos de pico, nos quais seu restaurante é mais procurado e você terá demandas superiores.

Depois de escolher o fornecedor, é hora de negociar preços e condições de compra. O motivo: um bom preço de compra beneficia de diversas formas seu restaurante, permitindo que tenha uma estrutura de custo inferior à média. Para uma boa negociação, você deve:

  • ter um preço-alvo de compra em mente;
  • dispor-se a abrir mão de algumas coisas, como prazos ou condições de pagamento, para obter outras em seu benefício;
  • nunca se esquecer da qualidade do produto/serviço desejado.

Em alguns casos, é interessante ver o fornecedor como um parceiro estratégico, pois ele estará próximo do seu restaurante em bons e maus momentos. Assim, poderá definir uma relação longeva, consistente e do tipo ganha-ganha, na qual ambos são beneficiados.

Como economizar nas contas de consumo?

Por melhor que seja o seu restaurante, se seus custos excederem as receitas, você terá prejuízo financeiro. É possível sustentar prejuízos a curto prazo — a médio e longo prazos, porém, o gerenciamento das despesas fica mais complexo, provavelmente até sem sentido. Portanto, é preciso saber como economizar nas contas. Uma ótima dica é começar a ver seus custos como estratégicos e não estratégicos.

Os custos estratégicos têm um índice multiplicador, ou melhor, resultam em mais ganhos no futuro. O uso de boas tecnologias, campanhas de marketing, venda e incentivos aos funcionários do restaurante são bons exemplos, pois geram mais receita.

Por outro lado, os custos não estratégicos são necessários ao funcionamento do negócio, mas não geram novos ganhos. Impostos, equipe administrativa ou aluguel do imóvel são ótimos exemplos. Ou seja, são necessários, mas não geram ganhos adicionais.

Tenha o objetivo de economizar no que não é estratégico, reduzindo ou até eliminando esses custos. Por outro lado, invista com afinco no que é estratégico e resulta em ganhos.

Como gerenciar o estoque de maneira adequada?

O estoque é um ponto delicado nos restaurantes. Se estiver baixo demais, pode não ser suficiente e prejudicar as vendas. Se estiver muito alto, pode resultar no desperdício de alguns alimentos e promover prejuízo.

Ainda que o alimento seja bem armazenado e não estrague, o excesso de estoque significa que o dinheiro do restaurante está parado — o que também é ruim. O mesmo recurso poderia estar sendo investido em campanhas estratégicas e gerando novos rendimentos.

Logo, é preciso encontrar o ponto ideal. Ele pode ser alcançado ao identificar o ponto de pedido de novos itens (perecíveis ou não) para o restaurante. Felizmente, o cálculo do ponto do pedido é bastante simples, basta usar a seguinte equação:

  • ponto de pedido = (consumo médio x tempo de reposição) + estoque de segurança

Sendo assim, você precisará definir:

  • estoque de segurança, que é o nível mínimo aceito de estoque, caso existam imprevistos;
  • nível médio de consumo dos clientes;
  • tempo médio de entrega dos fornecedores.

Assim, terá o ponto de pedido, em unidades.

Como gerenciar o atendimento do restaurante?

O atendimento aos clientes do restaurante é outro ponto gerencial que merece destaque. Sabe-se que 86% dos clientes migram para a concorrência por causa do mau atendimento. Isso, além de gerar prejuízo financeiro, prejudica a reputação do estabelecimento.

Para começar, você precisa saber se seus clientes estão satisfeitos com o atendimento e, por consequência, com o restaurante. Isso pode ser feito ao utilizar o indicador o Net Promoter Score (NPS), que foi projetado para mensurar a satisfação e a lealdade dos clientes.

Seu uso é simples, basta fazer a seguinte pergunta ao consumidor: em uma escala de 0 a 10 pontos, sendo 0 o menor e pior valor, quanto recomendaria nosso restaurante para um amigo ou familiar?

Clientes que atribuem notas entre 0 e 6 são chamados de detratores, estão insatisfeitos e certamente não recomendariam o restaurante. Os que dão notas entre 9 e 10 são chamados de promotores, pois são leais e promovem o restaurante. Os demais (7-8) são imparciais.

Para aumentar a satisfação, é preciso investir em várias coisas. Além de oferecer uma ótima refeição, é necessário um atendimento de ponta. Garanta que todos os profissionais que tenham contato com os clientes estejam treinados, motivados e alinhados à filosofia do restaurante.

Como e por que automatizar os processos do restaurante?

A adoção de tecnologias capazes de automatizar certas tarefas são essenciais. Primeiro, porque reduzem custos não estratégicos e geram ganhos em escala. Além disso, permitem que os funcionários foquem menos o que é burocrático e entreguem mais resultados.

Hoje, é muito difícil obter resultados superiores à concorrência, tornando o restaurante competitivo, sem que se use tecnologias de ponta. Até os clientes notam a diferença, pois acabam se deparando com processos mais demorados, travosos e até falhos.

Mas, afinal, como automatizar processos do restaurante? Há muitas possibilidades. A primeira — e mais importante — é contar com um bom software gerencial, com módulos capazes de executar ou facilitar tarefas diárias importantes.

Veja, por exemplo, o controle do estoque. Você pode fazer isso manualmente em uma caderneta ou planilha do Excel, mas também pode acompanhar o nível de estoque em tempo real por meio de um software gerencial. É claro que a segunda opção é mais precisa e rápida.

Agora, você está por dentro do assunto. Note que a gestão de restaurante depende do tripé planejamento-execução-controle. No dia a dia, isso significa várias pequenas tarefas. É preciso selecionar fornecedores, controlar o estoque, atender bem aos clientes, melhorar os processos e adotar tecnologias gerenciais de ponta. Assim, seus resultados serão superiores.

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